digitale archivierung / digital archiving

Daten von Relevanz in Papierform sollten nach Möglichkeit digitalisiert werden. Papier wird brüchig, Druckfarbe kann je nach Art unleserlich werden. Wasserschäden oder Feuer können ein übriges tun. Die Konvertierung von analogen Date in das PDF/A Format unterstützt die Langzeitarchivierung unter Einhaltung der aktuellen Standards und Vorschriften für Archivierungsprozesse. Da es nicht ausreichend ist, Originaldaten nur zu kopieren, müssen die Informationen auf dem neuen Medium auch wiedergefunden werden können. Das setzt gewisse Einhaltung von Parametern voraus.Daher müssen Informationen über die Originaldaten, sogenannte Metadaten, in Kataloge, Datenbanken oder andere Findmittel eingetragen werden, um für eine spätere Suche zur Verfügung zu stehen. OCR-Texterkennung machen die eingescannten Textdaten durchsuchbar und helfen so gesuchte Dateien zu finden.

Information of relevance in paper form should be digitized if possible. Paper can turn brittle, ink can be illegible after a while depending on the type of ink. Water damage or fire can do the rest. The conversion of analog data into the PDF/A format supports long-term archiving in accordance with the current standards and regulations for archiving processes. Since it is not sufficient to copy original data only, the information must be organized on the new medium so it can also be found again. Therefore, information on the original data, called metadata must be registered in catalogs, databases or other finding aids to stand for a later search. OCR text recognition make the scanned text file searchable, thereby helping to find the right files.